Способы анализа данных в Excel: советы и рекомендации

Анализировать данные в MS Excel интересно, если вы все делаете правильно. Здесь мы предлагаем несколько быстрых советов, чтобы вы знали, как анализировать данные в Excel.

  • Как анализировать данные в Excel: очистка данных

Очистка данных, одна из самых основных функций Excel, упрощается с помощью нескольких советов и рекомендаций. Вы можете узнать, как использовать встроенную функцию Excel и как достичь той же цели с помощью Power Query. Power Query — это встроенная функция в Excel 2016 и надстройка для Excel 2010/2013. Это поможет вам извлекать, преобразовывать и загружать ваши данные всего несколькими щелчками мыши.

1. Измените формат чисел с текстового на числовой

Иногда при импорте данных из внешнего источника, отличного от Excel https://faq-word.ru/, числа импортируются в виде текста. Excel предупредит вас, показав зеленую всплывающую подсказку в верхнем левом углу ячейки.

В зависимости от количества значений в диапазоне, вы можете быстро преобразовать значения в числа, нажав на «Преобразовать в число’ в параметрах всплывающей подсказки.

Однако, если у вас более 1000 значений, вам придется подождать пару секунд, пока Excel завершит преобразование.

Вы также можете преобразовать значения в числовой формат, чтобы использовать преобразование текста в столбцы, выполнив следующие действия:

  • Выберите диапазон значений, которые необходимо преобразовать.
  • Перейдите в раздел Данные> Текст в столбцы.
  • Выберите Разделитель и нажмите Далее.
  • Снимите все флажки для разделителей (см. Ниже) и нажмите Далее.
  • Текст-Столбцы-флажки

2. Выберите Общие и нажмите кнопку Готово

Когда у вас много чисел для преобразования, этот совет будет намного быстрее, чем ждать, пока все числа будут преобразованы. В Power Query вам просто нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке столбца столбца, который вы хотите преобразовать.

  • Затем перейдите к изменению типа.
  • Затем выберите нужный тип числа (например, десятичное или целое число).
  • Power-Запрос-Тип данных

Как анализировать данные в Excel: анализ данных

Анализ данных упрощается и ускоряется с помощью Excel Analytics. Здесь мы предлагаем несколько советов по работе:

  • Создание автоматически расширяемых диапазонов с помощью таблиц Excel: Одной из наиболее недоиспользуемых функций MS Excel являются таблицы Excel. Таблицы Excel обладают замечательными свойствами, которые позволяют работать более эффективно. Некоторые из этих функций включают в себя:
  • Автоматическое заполнение формул: как только вы введете формулу в таблицу, она будет автоматически скопирована в остальную часть таблицы.
  • Автоматическое расширение: новые элементы, введенные ниже или справа от таблицы, становятся частью таблицы.
  • Видимые заголовки: Независимо от вашего положения в таблице, ваши заголовки всегда будут видны.
  • Автоматическая итоговая строка: чтобы рассчитать общую сумму строки, вам просто нужно выбрать нужную формулу.
  • Используйте таблицы Excel как часть формулы: как и в выпадающих списках, если у вас есть формула, которая зависит от таблицы, при добавлении новых элементов в таблицу ссылка в формуле будет автоматически обновляться.
  • Используйте таблицы Excel в качестве источника для диаграммы: диаграммы также будут обновляться автоматически, если вы используете таблицу Excel в качестве источника. Как вы можете видеть, таблицы Excel позволяют создавать источники данных, которые не нужно обновлять при добавлении новых данных.

Как анализировать данные в Excel: визуализация данных

Быстрая визуализация тенденций с помощью спарклайнов: спарклайны — это функция визуализации MS Excel, которая позволяет быстро визуализировать общую тенденцию набора значений. Спарклайны — это мини-графики, расположенные внутри ячеек. Возможно, вы захотите визуализировать общую тенденцию ежемесячных продаж группы продавцов.

Чтобы создать спарклайны, выполните следующие действия:

  1. Выберите диапазон, содержащий данные, которые вы будете отображать (этот шаг рекомендуется, но не обязательно, вы можете выбрать диапазон данных позже).
  2. Перейдите в раздел Вставка> Спарклайны> Выберите нужный тип спарклайна (строка, столбец или Выигрыш / проигрыш). Для этого конкретного примера я выберу строки.
  3. Нажмите на кнопку выбора диапазона Выберите кнопку Range Excel, чтобы просмотреть расположение спарклайнов, нажмите Enter и нажмите OK. Убедитесь, что вы выбрали местоположение, пропорциональное источнику данных. Например, если диапазон источников данных содержит 6 строк, то расположение спарклайна должно содержать 6 строк.

Для форматирования спарклайна вы можете попробовать следующее:

Чтобы изменить цвет маркеров:

  1. Щелкните по любой ячейке внутри sparkline, чтобы открыть меню Sparkline Tools.
  2. В меню Sparkline tools перейдите в раздел Marker Color и измените цвет для конкретных маркеров, которые вы хотите.

Например, высокие точки на зеленом, низкие точки на красном, а остальные синим.

Чтобы изменить ширину линий:

  1. Щелкните по любой ячейке внутри sparkline, чтобы открыть меню Sparkline Tools.
  2. В контекстном меню Sparkline tools выберите Sparkline Color> Weight и измените ширину линии по своему усмотрению.

Экономьте время с помощью быстрого анализа: одним из основных улучшений, введенных еще в Excel 2013, была функция быстрого анализа. Эта функция позволяет быстро создавать графики, спарклайны, сводные таблицы, сводные диаграммы и сводные функции простым нажатием кнопки.

При выборе данных в Excel 2013 или более поздней версии вы увидите кнопку быстрого анализа Кнопка быстрого анализа Excel в правом нижнем углу выбранного диапазона. Если вы нажмете на кнопку быстрого анализа, вы увидите следующие параметры:

  • Форматирование
  • Диаграммы
  • Итоги
  • Таблицы
  • Спарклайны

Когда вы нажимаете на любую из опций, Excel показывает предварительный просмотр возможных результатов, которые вы могли бы получить с учетом выбранных вами данных.

  • Если вы нажмете на кнопку быстрого анализа и перейдете к диаграммам, вы можете быстро создать график ниже, просто нажав кнопку.
  • Если вы перейдете к итоговым данным, вы можете быстро вставить строку со средним значением для каждого столбца:
  • Если нажать на спарклайны, можно быстро вставить спарклайны:
  • Как вы можете видеть, функция быстрого анализа действительно позволяет быстро выполнять различные визуализации и анализ практически без усилий.
Яндекс.Метрика